Hoe maak je een goede onthaalbrochure?

Daar staat de nieuwe werknemer dan: alles en iedereen is nieuw, hij of zij loopt er wat onwennig bij en zit met heel wat vragen. Het onthaal van een nieuwe werknemer kan je als een elementaire vorm van beleefdheid zien. Maar daarnaast is het ook verplicht in het kader van welzijn op het werk en van belang voor een goede preventie.

Win-win

Een goed doordacht onthaal leidt tot een win-win situatie: De nieuwe medewerker voelt zich welkom, waardoor de basis voor een goede samenwerking kan worden gelegd. De onderneming en de collega’s hebben baat bij een snelle inwerkperiode: de nieuwe medewerker kan immers op een efficiënte manier worden ingeschakeld.

Wettelijk verplicht

Het KB van 25 april 2007, ter aanvulling van het KB van 27 maart 1998, stelt dat de werkgever verplicht is het onthaal van een nieuwe werknemer te organiseren en een ervaren werknemer aan te duiden die belast wordt met de begeleiding van de beginnende werknemer. De werkgever kan eventueel zelf de begeleiding op zich nemen.

Getekend document

Het lid van de hiërarchische lijn dat door de werkgever werd aangeduid om dit onthaal te organiseren, tekent een document onder zijn naam waaruit blijkt dat de nodige inlichtingen en instructies werden verstrekt met betrekking tot het welzijn op het werk.

• Dit gaat samen met zijn taak om te waken over de naleving van de instructies en het zich ervan vergewissen dat de werknemers de inlichtingen goed hebben begrepen en in praktijk brengen.
• De werkgever blijft steeds de eindverantwoordelijke. Hij kan ook zelf het onthaal organiseren. In dat geval moet hijzelf het hierboven bedoelde document ondertekenen.
• De preventiedienst houdt het betrokken document bij.

Een goede selectie

Het is niet de bedoeling dat elk thema in de onthaalbrochure wordt opgenomen. Zo raak je al snel het overzicht kwijt. Zorg ervoor dat je een goede selectie maakt van onderwerpen die voor de onderneming van belang zijn.

We hebben toch een arbeidsreglement?

Het is van belang dat een nieuwe medewerker op een snelle en overzichtelijke wijze bepaalde informatie kan nagaan. Het arbeidsreglement vermeldt de meeste dingen wel, maar is voor een deel van de medewerkers niet gemakkelijk leesbaar.

Regelmatig updaten

Een onthaalbrochure is een dynamisch gegeven. Voorzie regelmatig een update.

Meer informatie

• Check de Prebes leidraad voor het opmaken van een onthaalbrochure op het Prebes Kenniscentrum
• Onthaal en begeleiding van nieuwe werknemers | FOD WASO