Het dossier van de vertrouwenspersoon bevat individuele persoonsgegevens. De GDPR verhindert dat deze gegevens langer worden bijgehouden dan strikt noodzakelijk. Maar hoe lang is noodzakelijk? Annick Alders, ere-advocaat en gespecialiseerd in de juridische aspecten van welzijn op het werk, geeft een aanbeveling.
Er is geen wettelijk voorziene bewaringstermijn. Er zijn verschillende bewaringstermijnen in de wet die variëren tussen 5 jaar (register voor feiten van derden) en 20 jaar (het individueel dossier van de PAPS). Daarnaast is er ook nog de burgerrechtelijke en strafrechtelijke verjaringstermijn van 5 jaar.
Om een degelijk retentiebeleid op te stellen moet niet enkel het doel bepaald worden, maar ook de bewaartermijn. Wie daarvoor zijn heil zoekt in de Welzijnswet en Codex, komt van een kale reis terug. Voor heel wat andere documenten bestaat er wel een strikt geregelde bewaartermijn.
Er zijn verschillende redenen waarom kan verdedigd worden dat het dossier van de vertrouwenspersoon even lang bewaard wordt als het individueel dossier van de preventieadviseur psychosociale aspecten (PAPSY). De PAPSY en de vertrouwenspersoon oefenen exact dezelfde taak uit in het kader van informele verzoeken tot psychosociale interventie. De PAPSY kan ook de functie van vertrouwenspersoon uitoefenen.
Bovendien blijkt dat veel werknemers die geconfronteerd worden met grensoverschrijdend gedrag soms erg lang aarzelen vooraleer zij contact opnemen met de PAPSY. De weg naar de vertrouwenspersoon vinden zij soms al veel eerder. In het kader van de noodzakelijke gegevensuitwisseling tussen vertrouwenspersoon en PAPSY in het formele stadium is het dan ook verdedigbaar dat de opgetekende gezondheidsgegevens lang genoeg, in dit geval even lang als deze van de PAPSY, bewaard worden. Hoewel twintig jaar erg lang is, lijkt dergelijke termijn toch verantwoord, temeer daar de gegevensbescherming mede gewaarborgd wordt door het beroepsgeheim.
Als de verzoeker de onderneming intussen verlaten heeft, lijkt de bewaringstermijn in dat geval beperkt te kunnen worden tot 5 jaar na het verzoek en/of de interventie. Bijkomende interventies van de vertrouwenspersoon zullen er op dat ogenblik immers niet meer komen. In dat geval kan de verjaringstermijn van 5 jaar als basis gehanteerd worden.
Veiligheidsnieuws is hét vakblad voor preventieadviseurs. Het bevat artikels, praktijkcases, nieuwe trends, onderzoeken … Het verschijnt 4 maal per jaar (72 pagina's) in maart, juni, september en december met een oplage van meer dan 8.000 exemplaren (6.500 print en 1.500 digitaal).
