Motivatie van de hiërarchische lijn in verband met veiligheid en gezondheid op het werk blijft in heel wat bedrijven een gevoelig punt. Een statement uit een beleidsverklaring vertaalt zich helaas niet altijd even vlotjes in daden van leidinggevenden. Als preventieadviseur wordt je misschien zelfs dagelijks geconfronteerd met het verschil tussen woord en daad. Hoe pak je dit best aan?
Een eerste vereiste om vooruitgang te boeken is het effectief opvolgen van acties uit risicoanalyses, vergaderingen, indienstellingen, rondgangen, verbeterprojecten, enz. Acties die worden weggeschreven en te weinig worden opgevolgd, verdwijnen in de organisatie en kunnen nooit tot een verbetering leiden.
Bovendien is het zo dat de opgesomde lijst van momenten waarop deze actiepunten ontstaan meestal niet vanuit de afdeling zelf worden gestuurd, maar worden opgelegd door “anderen” bv. een controleorganisme, het project, de preventieadviseur, het CPBW, enz. En zeg nu zelf: aan welke acties werk jij het liefst, aan die welke je zelf hebt bedacht of aan degene die je opgelegd krijgt? Je raadt het al: het initiatief tot een verbeteractie komt best vanuit de basis, vanuit de afdeling. Rondgangen door de afdeling zelf en door de verantwoordelijken van deze afdeling leveren dan ook meestal de beste resultaten op.
Maar hoe krijg je deze mensen gemotiveerd om daar een deel van hun kostbare tijd in te steken? Eén zaak is zeker: je moet ervoor zorgen dat je zelf als preventieadviseur de ondersteunende en motiverende rol blijft spelen. Een plan in twee fasen is daarom aangewezen:
Als preventieadviseur kom je regelmatig op de werkvloer. Daar wordt immers de veiligheid ‘gemaakt’. Zorg ervoor dat bij elke georganiseerde rondgang die je zelf doet, een verantwoordelijke van de afdeling meegaat. Laat hem of haar meedenken en zoeken naar restrisico’s en verbetermogelijkheden. Organiseer onmiddellijk na elke rondgang een gesprek met deze verantwoordelijke waarop de vaststellingen worden overlopen en actiepunten worden voorgesteld. Overloop dan zeker ook de actiepunten van de vorige rondgang. Zo betrek je de leidinggevende en geef je hem of haar niet het gevoel dat acties al te vrijblijvend zijn.
Stel een systeem voor van veelvuldige zeer kleine rondgangen, uitgevoerd door steeds wisselende mensen van het eerste leidinggevende niveau (voorwerker, brigadier, enz.). Laat deze mensen creatief zijn. Een lijst meegeven met mogelijke opmerkingen kan hun opmerkingsgave sterk beknotten omdat ze meer bezig zijn met het indelen van de bemerkingen in één van de categorieën dan met het vaststellen van de probleempunten. Anderzijds is het best hen toch een universele rapportagevorm aan te reiken, bruikbaar voor de hele organisatie.
Zorg ervoor dat ze zo weinig mogelijk administratief werk hebben aan deze rondgangen. Niemand zit te wachten op extra administratie en zo valt alvast dat argument tot uitstel of afstel weg. Het uitvoeren van kleine frequente rondgangen door de hiërarchische lijn verhoogt voor de werknemers het vertrouwen in de betrokkenheid van de hiërarchische lijn bij hun veiligheid. Het opvolgen van de tekorten en het wegwerken ervan is naast het tonen van de betrokkenheid de belangrijkste factor. Geen woorden maar daden.
Een veiligheidsronde levert informatie op die verwerkt moet worden. Door het verzamelen van de gegevens ontstaan ook manieren om trends en groei te meten. Hierdoor zal het beheerssysteem en de organisatie de middelen verkrijgen om naar een hoger niveau te groeien. Dat is uiteindelijk het doel van een beheerssysteem en de bijbehorende veiligheidsrondes: groei naar een veiligheidsbewuste organisatie die vanuit een intrinsieke waarde veilig opereert.
Zoals bij vele managementinstrumenten en -middelen zijn er ook bij veiligheidsrondes valkuilen. Een veel gehoorde klacht is dat er alleen maar ‘gezeurd’ wordt over rommel op de grond en rondslingerend afval. Uiteraard is een nette en opgeruimde werkplek belangrijk, maar een veiligheidsronde moet veel meer bevatten dan commentaar op rommel. Deze rommelrondes worden door personeel als vervelend en nutteloos ervaren, waardoor de weerstand ertegen snel zal groeien.
Veiligheidsnieuws is hét vakblad voor preventieadviseurs. Het bevat artikels, praktijkcases, nieuwe trends, onderzoeken … Het verschijnt 4 maal per jaar (72 pagina's) in maart, juni, september en december met een oplage van meer dan 8.000 exemplaren (6.500 print en 1.500 digitaal).
